Die Ermittlung des vorhandenen Personalbedarfs
Um eine Position passend und schnell zu besetzen, sollte vor dem eigentlichen Einstellungsverfahren eine möglichst genaue Bestimmung des vorhandenen Personalbedarfs durchgeführt werden. Zu klärende Fragen sind hierbei, ob eine Teil- oder Vollzeitkraft benötigt wird, welche Fähigkeiten erwartet werden und inwieweit existierende Personallücken möglicherweise durch flexible Lösungen – wie etwa Zeitarbeitskräfte – geschlossen werden könnten.
Nicht nur hilft eine solche Bedarfsermittlung dabei, das spätere Stellenprofil klar zu definieren. Sondern im Zuge dessen lässt sich die potenzielle Anzahl unerwünschter Bewerbungen zugleich deutlich minimieren. Wird für die offene Stelle nach einem spezifischen Talent gesucht, lohnt es sich an diesem Punkt zudem bereits, alternative Rekrutierungsmethoden zu erörtern.
Die erfolgreiche Koordination der Entscheidungsträger während des Einstellungsprozesses
Häufig findet sich die Ursache für Verzögerungen bei einem Einstellungsprozess in der unzureichenden Abstimmung zwischen den internen Entscheidungsträgern eines Unternehmens. Deshalb ist es ratsam, bereits im Vorfeld alle relevanten Entscheider über die geplante Neubesetzung zu informieren. Dies eröffnet zugleich die Möglichkeit, zentrale Termine – wie etwa Vorstellungsgespräche – vorab zu priorisieren und zu blockieren.
Darüber hinaus sollten in dieser frühen Phase bereits alle notwendigen Stellenanforderungen und Verhandlungsspielräume zwischen den Entscheidungsträgern abgestimmt werden. Denn diese Absprachen erleichtern die Findung etwaiger Kompromisse im späteren Einstellungsprozess ganz erheblich. Zu klären bleibt außerdem, wem im Falle einer umstrittenen Bewerbungssituation das finale Entscheidungsrecht zukommt.
Die Festlegung eines optimalen Zeitplans für den Einstellungsprozess
Zu den wichtigsten Kriterien für einen optimalen Einstellungsprozess zählt die Erstellung eines entsprechenden Zeitplans, der alle zentralen Eckdaten umfasst. Neben den geeigneten Recruitingmaßnahmen sollten in diesem ebenso die Daten der Vorstellungsgespräche, die Frist für die finale Entscheidung und sinnvolle Intervalle hinsichtlich des Bewerbermanagements festgelegt werden. Optimalerweise finden hierbei alle Vorstellungsgespräche an einem einzelnen Tag in der Anwesenheit der relevanten Entscheidungsträger statt.
Um den Kreis der passenden Kandidaten möglichst effizient zu selektieren, können bereits im Vorfeld erste Gespräche über digitale Plattformen durchgeführt werden. In den ersten Tagen nach den Job Interviews sollte darüber hinaus die Rückmeldung der Bewerber sowie der Entscheidungsträger eingeholt werden, um die Interessenlagen für den weiteren Entscheidungsprozesses zu ermitteln. Prinzipiell ist es dabei ratsam, zwischen Bewerbungseingang, Vorstellungsgesprächen und finaler Entscheidung jeweils einen Zeitraum von zwei Wochen nicht zu überschreiten. Kommt es dennoch zu Verzögerungen, empfiehlt sich ein regelmäßiger Kontakt mit den Bewerbern, um diese zeitnah über den weiteren Verlauf des Einstellungsprozesses zu informieren.
Jobangebot und Einstellung
Vor der finalen Auswahl können die Referenzen der ehemaligen Arbeitgeber noch einmal wichtige Details zu den favorisierten Kandidaten bereitstellen. Wurde der neue Mitarbeiter von den Entscheidungsträgern schließlich festgelegt, sollte unmittelbar ein Arbeitsangebot samt entsprechendem Gehaltspaket telefonisch unterbreitet werden. Eventuelle Nachverhandlungen hinsichtlich Lohn und Zusatzleistungen sind hierbei keine Seltenheit. Nach der erfolgreichen Einigung gilt es den Arbeitsvertrag zu unterzeichnen und einen Eintrittstermin festzulegen. Dieser Schritt geht zugleich mit der Planung des Onboardings einher, in welcher der neue Mitarbeiter in das vorgesehene Aufgabenfeld eingeführt wird.
Die häufigsten Fehler während des Einstellungsprozesses vermeiden
Trotz eingehender Planung kommt es bei vielen Einstellungsprozessen noch immer zu grundlegenden Fehlern, die letztlich zu einer suboptimalen Einstellungsentscheidung führen. Hierzu zählen eine unklare Formulierung des Anforderungsprofils und die Anwendung ineffizienter Rekrutierungsmethoden. Deshalb sollte stets ein besonderer Wert auf die Ermittlung der spezifischen Stellenanforderungen und der dazu passenden Rekrutierungsstrategie gelegt werden.
Nicht selten zeigen sich hierbei innovative Methoden – wie etwa die teamverantwortete Mitarbeitergewinnung im Zuge eines Peer Recruitings – als besonders erfolgversprechende Alternativen. Zudem ist während des Einstellungsprozesses auf eine möglichst fortlaufende und regelmäßige Kommunikation mit den Top-Talenten zu achten. Denn nicht nur wird damit das Interesse der Bewerber aufrecht erhalten. Sondern im selben Moment bildet eine derartige Kontaktpflege einen wesentlichen Bestandteil für eine positive Candidate Experience.
Fazit: Wettbewerbschancen erhöhen mit einem optimierten Einstellungsprozess
Aufgrund von Fachkräftemangel und hohem Konkurrenzdruck wird es für viele Unternehmen zunehmend schwer, geeignete Mitarbeiter zu finden. Oftmals entscheidet dabei bereits der Rekrutierungs- und Einstellungsprozess über Erfolg oder Misserfolg der Neubesetzung. Aus diesem Grund lohnt es sich, vorab ausreichend Zeit in die Optimierung des Bewerbungsverfahrens zu investieren. Denn für alle Bewerber spiegelt sich die Philosophie des neuen Arbeitgebers nicht zuletzt auf unmittelbare Weise in der Art der Mitarbeitergewinnung wider.
Einblicke von bereits bestehende Mitarbeitern neuen Kandidaten zu geben ist daher von Vorteil. Dies können Sie mithilfe von Mitarbeiterempfehlungen anbieten. Mehr zu dem Thema erfahren Sie im Firstbird 10 Schritte Guide.
