Diese grundlegenden Dinge benötigen Sie für Ihren remoten Einstellungs- und Onboarding-Prozess

Remote Work liegt spätestens seit der Pandemie im Trend. Denn während der Lockdowns stellten viele Unternehmen in Branchen, in denen dies möglich war, auf Arbeiten im Homeoffice um. Aktuell wollen viele Arbeitnehmer*innen nicht mehr jeden Tag ins Büro kommen. Doch worauf müssen Unternehmen beim Remote Einstellungs- und Onboarding-Prozess achten?

In diesem Artikel

Der remote Einstellungsprozess – Die Herausforderung

In vielen Branchen bevorzugt der Großteil der Arbeitnehmer*innen heute ein dauerhaftes remotes oder hybrides Arbeitsmodell. Viele Mitarbeitende wollen keine Standardlösungen sondern bevorzugen flexible Modelle, die sich besser mit dem Privatleben vereinbaren lassen[1]. Ein wichtiger Gedanke ist, dass nicht alle, die gerne von zu Hause aus arbeiten möchte, auch gut darin sind. Denn jeder und jede hat andere Stärken und Schwächen. Diese gilt es in einem gut vorbereiteten Bewerbungs- sowie Interviewprozess herauszufinden[2]. Great Place to Work etwa spricht davon, dass Hybrides Arbeiten eine wichtige Rolle für Diversität, Gerechtigkeit, Inklusion sowie Zugehörigkeit einnehmen kann[3]  – vorausgesetzt es wird korrekt umgesetzt, eingesetzt und ausgeführt.

Doch was bedeutet dies für den Einstellungsprozess? Schließlich macht es einen großen Unterschied, ob Personalverantwortliche Bewerber*innen zu sich ins Unternehmen einladen oder über Online-Medien ein Vorstellungsgespräch führen.

Young male employee working in a home office.

Tipps für einen erfolgreichen remoten Einstellungsprozess

1. Die richtige Job Description

Achten Sie darauf, klar zu kommunizieren, wenn es sich um ein reines Remote oder ein hybrides Arbeitsmodell handelt.

Bei den gewünschten Qualifikationen seien Sie so konkret wie möglich – verzichten Sie auf die sogenannte “Wunschliste an das Christkind bzw. Den Weihnachtsmann”. Beschränken Sie die Anforderungen auf das Wesentliche.

2. Schöpfen Sie aus einem geographisch größeren Talentpool

Der Vorteil eines remoten Arbeitsplatzes ist jener der geographischen Unabhängigkeit. Das ermöglicht Ihnen, die passenden Talente sprichwörtlich am anderen Ende der Welt zu finden und tatsächlich sind auch Arbeitssuchende gewillt und interessiert an Arbeitgeber*innen, die nicht unbedingt “um die Ecke” einen Standort haben, dafür jedoch bessere Work-Life-Balance bieten[4].

3. Eine virtuelle Vorstellung Ihres Unternehmens

Vor Zeiten der Pandemie war es für Bewerber*innen möglich, durch spezielle Angebote von Unternehmen oder den Besuch von Karrieremessen einen ersten Eindruck von der Organisation zu gewinnen und sich ein Bild von der Unternehmenskultur zu machen. Remote kann dies im Bewerbungsprozess durch den Einsatz eines Unternehmensvideos und aufgezeichneten Interviews von Mitarbeitenden ersetzt bzw. ergänzt werden, die über ihre Arbeit und ihre Erfahrungen mit Remote bzw. Hybrid Work im Unternehmen, erzählen[5].

4. Das richtige Medium bei der Suche nach den richtigen Talenten

Verzichten Sie auf das Gießkannenprinzip bei Jobplattformen. Überlegen Sie genau wer Ihnen bei der Suche nach den richtigen Talenten weiterhilft. Sind es Ihre eigenen Mitarbeitenden, die in ihren Netzwerk nach passenden Kandidaten und Kandidatinnen suchen oder ausgewählte Plattformen, die auf spezifische Fachkräfte fokussiert sind?

5. Vorbereitung auf das remote durchgeführte Interview

Informieren Sie die Bewerber*innen vorab über die benötigten Programme und technische Ausstattung für das Gespräch. Haben Sie bei technischen Problemen einen Plan B, den Sie vorab oder gleich zu Beginn des Gesprächs präsentieren. Das Wichtigste: Planen Sie für das Gespräch genügend Zeit ein, da technische Schwierigkeiten große Zeitfresser sein können. Doch es lohnt sich für Sie und Ihr Gegenüber, wenn sie trotz etwaiger Störungen das Bewerbungsgespräch mit Ruhe, Gelassenheit und Interesse führen und Sie beide sich auf das Wesentliche und die vorhandenen Möglichkeiten konzentrieren können und das ganz ohne Zeitdruck[6].

Junge Frau, die zu Hause ein Online-Interview hat

Der Remote-Onboarding-Prozess – Die Herausforderung

Sie haben nun dank eines gelungenen Remote-Hiring-Prozesses Ihren Kandidaten / Ihre Kandidatin ausgewählt, und alle nötigen Formalitäten sind geklärt. Nun stehen Sie vor der Herausforderung Ihre Neubesetzung in einem remoten Arbeitsmodell einzuschulen. Eine Studie der Addison Group fand heraus, dass es für 53 Prozent der Personalverantwortlichen eine Herausforderung darstellt, remote neue Mitarbeiter*innen einzuarbeiten[7].

Es zahlt sich aus, einen strukturierten Onboarding-Prozess im Unternehmen einzuführen. Das gilt in noch größerem Maße für einen remote stattfindenden Onboarding-Prozess. Eine US-amerikanische Studie besagt,  dass rund 69 Prozent der Mitarbeitenden nach einem gelungenen Start und Onboarding-Prozess mit höherer Wahrscheinlichkeit drei Jahre oder länger im Unternehmen bleiben[8].

Maßnahmen für ein gelungenes Onboarding

1. Vorabankündigung über den neuen Kollegen oder die neue Kollegin

Kündigen Sie das neue Teammitglied schon vor dem ersten offiziellen Starttag an. Binden Sie diese Ankündigung in regelmäßig stattfindende Teammeetings wie Update-Meetings, Company Breakfast Meetings oder ähnliches ein. Eventuell fügen Sie neben dem Namen auch gleich ein Foto und ein kurzes Zitat des Neuzugangs ein.

2. Onboarding Playbook

Erstellen Sie ein Skript oder Playbook über die wichtigsten Themen oder Unterlagen, die Ihr neu eingestelltes Talent benötigt und worüber es Bescheid wissen muss. Dazu gehören Unternehmensvision und Mission ebenso wie Strategie und Planung sowie die wichtigsten Eckpfeiler zum Erreichen der gesetzten Arbeitsziele innerhalb des Teams bzw. der Abteilung.

3. Meetings zum Einstieg vereinbaren

Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied ab Tag eins das Gefühl willkommen und wertvoll für das Team zu sein. Vereinbaren Sie am besten bereits für den ersten Tag einen Online-Call, um Ihre neue Mitarbeiterin / Ihren neuen Mitarbeiter zu begrüßen. Übergeben Sie das Onboarding Playbook, besprechen Sie, wie Sie in Verbindung bleiben und welche Aufgaben für die ersten Arbeitstage geplant sind.

Planen Sie so bald wie möglich ein remote abgehaltenes Team Meeting, um das neue Teammitglied im Team vorzustellen[9]. Vereinbaren Sie im Anschluss für Ihren Neuzugang kurze Online-Calls mit jedem Teammitglied und eventuell Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen für ein erstes Kennenlernen.

4. Ein Buddy für alle Fälle

Wählen Sie ein Teammitglied aus, das Ihrem Neuzugang für die erste Zeit als Buddy oder Mentor zur Seite steht. Diese Verbindung soll dabei helfen alle Fragen zu stellen – beruflich aber auch das Team betreffend. Es unterstützt den neuen Kollegen / die neue Kollegin dabei Anschluss zu finden und eine Verbindung zum Team aufzubauen[10]. Eventuell gibt es auch ungeschriebene Regeln im Unternehmen, die wichtig für einen gelungenen Start sind.

5. Stellen Sie Ihre Unternehmenskultur in den Fokus

Mitarbeitende, die sich mit der Unternehmenskultur identifizieren, sind in der Regel zufriedener und engagierter[11]. Motivierte Teammitglieder schaffen eine positive Unternehmenskultur und das wirkt sich günstig auf den Unternehmenserfolg aus.

Nothing benefits you more of a collaborative company culture.

Fazit

Stellen Sie sich den Herausforderungen und Möglichkeiten eines remoten Einstellungsprozesses und wählen Sie aus Talenten von überall auf der Welt jene aus, die für Ihr Unternehmen und Ihr Team passen. Nehmen Sie sich Zeit für die Erstellung eines Plans zum remoten Einstellungsprozess und für die online abgehaltenen Bewerbungsgespräche.

Im Anschluss erfolgt ein gelungener remoter Onboarding-Prozess, der ebenfalls vorab gut geplant sein sollte. Stellen Sie Ihrem neuen Teammitglied für die erste Zeit einen Buddy oder Mentor zur Seite und vereinbaren Sie virtuelle Kennenlern-Meetings mit Ihnen und dem Team, um Ihren Neuzugang willkommen zu heißen.

Quellenverzeichnis:

[1] Schedlberger, B. (2021, März 31). Die Zukunft der Arbeit: Hybrid Work. https://www.karriere.at/c/a/hybrid-work Abgerufen: 11.06.2022

[2] Koifman, S. (2021, Januar 11). The 5 Stages of a Remote Job Interview Process. https://distantjob.com/blog/remote-hiring/ Abgerufen: 11.06.2022

[3] Grill, C. (2022, März 9). Remote Work und hybrides Arbeiten verwandeln Unternehmenskulturen. https://www.greatplacetowork.at/blog/remote-work-und-hybrides-arbeiten-verwandeln-unternehmenskulturen/ Abgerufen: 11.06.2022

[4] Molina, G. (2020 September 14). 6 Stats that Will Change the Way You Engage Dispersed Teams. https://distantjob.com/blog/dispersed-teams-stats/ Abgerufen: 11.06.2022

[5] Disha. (2020, April 23). 7 Essential Tips For Hiring Top Remote Employees (Who Fit). https://harver.com/blog/hiring-remote-employees/#Helping Abgerufen: 11.06.2022

[6] Riggs, A. (2021, November 4). Remote hiring: 4 essential tips for leaders. https://enterprisersproject.com/article/2021/10/remote-hiring-4-essential-tips Abgerufen: 11.06.2022

[7] Overby, S. (2020, November 3). Virtual onboarding plan checklist: 10 essentials. Enterprisers Project. https://enterprisersproject.com/article/2020/11/virtual-onboarding-plan-checklist-9-essentials Abgerufen: 11.06.2022

[8] Hirsch, A. (2017, August 10) Don’t Underestimate the Importance of Good Onboarding. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/dont-underestimate-the-importance-of-effective-onboarding.aspx Abgerufen: 11.06.2022

[9] Romford, J (2021, Oktober 15) 7 Essential Remote Employee Onboarding Tips: A Complete Checklist for Your Next New Remote Hire https://agilityportal.io/blog/7-essential-remote-remote-employee-onboarding Abgerufen: 11.06.2022

[10] Markovic, I (o.D.): 7 Best Practices for Remote Employee Onboarding + Checklist. https://www.edume.com/blog/onboarding-remote-employees Abgerufen: 11.06.2022

[11] Chabot, V. (2020, August 25). Virtual onboarding: 7 tips for success. https://enterprisersproject.com/article/2020/8/virtual-onboarding-tips-success Abgerufen: 11.06.2022

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