Mitarbeitenden-Bindung beginnt beim Onboarding

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Gastbeitrag: Lara Jagdmann arbeitet seit 2018 bei d.vinci und ist verantwortlich für den Bereich Marketing.

Der Onboarding-Prozess lässt sich in vier Phasen unterteilen.

Je nach Phase sind unterschiedliche Personen beteiligt, die abteilungsübergreifend zusammenarbeiten müssen. Die Absichtserklärung als Phase 1 beschreibt den Zeitpunkt, an dem sich beide Parteien dazu entscheiden, zukünftig zusammenzuarbeiten, das heißt z.B. der Vertrag beidseitig unterschrieben vorliegt.

Das „Preboarding“ (Phase 2) beginnt bereits nach Vertragsabschluss und beschreibt den Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden. Gerade in dieser Zeit sollte man nicht den Kontakt verlieren, denn mitunter sind mehrere Monate zu überbrücken. Laut einer Studie kündigen 30% der Arbeitnehmenden bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder – möglicherweise weil sie sich nach der Vertragsunterschrift alleine gelassen fühlen. Regelmäßiges Melden, die Einladung zu Veranstaltungen oder zu einem Mittagessen können hier schon eine große Wirkung haben. Die Mitarbeitenden können so schon vor offiziellem Start ankommen und fühlen sich gleich aufgenommen und integriert. Hierbei kann ein individuell gestaltetes Mitarbeitenden-Portal helfen, Infos zu vermitteln und Sicherheit zu geben. Außerdem bindet man neue Mitarbeitende schon vorher, nutzt man die Motivation und die Vorfreude ideal aus, um wichtige Informationen weiterzugeben. Neue Mitarbeitende können so schon vor dem 1. Arbeitstag im Unternehmen ankommen.

Mitarbeiterbindung beginnt beim Onboarding Prozess in vier Schritten | Firstbird

 

Ein paar Tipps

Ist der erste Arbeitstag da, also die 3. Phase, das eigentliche Onboarding, startet, sollte für den Mitarbeitenden alles eingerichtet sein: Schreibtisch, Computer, Telefon. Es wäre schön, wenn die anderen Kollegen und Kolleginnen über den Start und einige Details der Position informiert sind.

Gerade in den ersten Tagen prasseln viele Informationen auf die neuen Mitarbeitenden ein – es kann eine gute Hilfe sein, die „ungeschriebenen Regeln“ zu erklären: Wie sind die Mittagszeiten, mit wem spricht man sich bei der Urlaubsplanung ab, wie sind die Arbeitszeiten? Das hilft neuen Kollegen und Kolleginnen mehr Sicherheit zu erlangen.

Wenn es die Möglichkeit gibt, den neuen Kollegen und Kolleginnen einen „Buddy“ an die Seite zu stellen, sollte man dies tun. Ein Buddy sollte jemand sein, der menschlich und hierarchisch zu den neuen Mitarbeitenden passt.

Eine feste Struktur an den ersten Tagen wird den neuen Kollegen und Kolleginnen helfen, sich schnell zurechtzufinden und erste Erfolge zu verbuchen. Geben Sie ihnen gerne eine Art „Stundenplan“ an die Hand, sodass sie sich schnell Orientierung schaffen und ihre ersten Schritte abarbeiten können. So kommen sie step by step im Unternehmen an.

Ganz wichtig: Regelmäßige Rücksprache mit den neuen Mitarbeitenden. Gerade am Anfang sollten regelmäßig Feedbackgespräche anstehen, in denen man gemeinsam über Dinge spricht, die gut laufen und auch über diese, die noch verbessert werden können. Es ist wichtig zu verstehen, wie sich Ihr Kollege oder Ihre Kollegin fühlt.

Die 4. Phase des Onboardings beschreibt die Phase der Betreuung, also alles, was nach dem Onboarding passiert. Denn auch dann sollte man die Mitarbeitenden nicht alleine lassen, sondern sie weiterhin motivieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Firstbird employee retention begins with onboarding

Onboarding sollte angepasst werden

Je nach Position ist eine andere Einarbeitung erforderlich. Bei der Planung muss bedacht werden, dass ein*e Berufseinsteiger*in andere Bedürfnisse als ein Professional hat. Möglicherweise ist es ein*e Berufseinsteiger*in noch nicht gewöhnt, 8 Stunden am Stück konzentriert zu arbeiten. Generell lässt sich über alle Zielgruppen hinweg sagen, dass das formelle Onboarding, also die grundsätzliche Ausstattung z.B. des Arbeitsplatzes, besonders wichtig ist. Für Azubis und Berufserfahrene steht auch das fachliche Onboarding weit oben. Ihnen ist es wichtig, Fachwissen schnell vermittelt zu bekommen, um im Sinne des Unternehmens agieren zu können. Pro Zielgruppe muss das Onboarding also angepasst werden, auch wenn es viele Dinge gibt, wie z.B. die Bestellung von Schlüsseln, die für alle neuen Mitarbeitenden anfallen.

Warum sollte in einen guten Onboarding-Prozess investiert werden?

27% der neuen Mitarbeiter*innen sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte. Eine eindeutige Zahl, die dazu aufruft, es besser zu machen.  Wenn der Onboarding-Prozess gut verläuft, werden neue Mitarbeitende sofort ein positives Gefühl mit dem Arbeitgeber verbinden. Auch langfristig zahlt sich das aus, da dies für eine höhere Motivation bei den Einzelnen aber auch im Team sorgt. Mitarbeitende zu binden und langfristig zu halten, fällt mit einem guten Start viel leichter. Es gibt eben keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Denn nur wenn das Onboarding durchdacht ist und ineinander greift, zahlt sich dies wirklich positiv auf lange Sicht aus. Laut einer Studie sagen 81% der Personal-Verantwortlichen, dass sich auch das Employer Branding durch ein gutes Onboarding stärkt.

Interface dvinci recruiting software

 

Unterstützung beim Onboarding-Prozess kann eine digitale Software, z.B. von d.vinci, bieten, in der Aufgaben abteilungsübergreifend mit allen Beteiligten automatisiert abgearbeitet werden können.

www.stellenanzeigen.de, Candidate Journey Studie 2017
Haufe Studie 2019

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