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Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

In diesem Artikel

Software-Lösungen sind das beste Mittel, um die Produktivität Ihres HR-Teams zu steigern. Mit den richtigen Technologien kann Ihr Unternehmen bessere Talente rekrutieren, ohne  viel Zeit für die Rekrutierungsprozesse aufwenden zu müssen. Auch alltägliche Aufgaben der Personalverwaltung können optimiert werden, wie z.B. das Vervollständigen der Gehaltsabrechnung, die Bearbeitung von Stundenzetteln und die Verwaltung von Mitarbeiterempfehlungen.

Da es Hunderte von Technologieanbietern gibt, müssen Sie einiges an Zeit investieren und sich intensiv mit dem Thema beschäftigen, um die passende Auswahl für ihr Unternehmen zu treffen. Manche Software-Tools können sehr teuer sein, doch diese Kosten machen sich für große Unternehmen, die nach erstklassigen Talenten suchen, durchaus bezahlt. Mit Hilfe moderner Software kann jedes HR-Team seine Produktivität erheblich steigern.

Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

Wie nützlich ist HR-Software?

Software für die Personalverwaltung ist inzwischen so effektiv, dass Unternehmen ohne sie nicht mehr wettbewerbsfähig bleiben können. Die Implementierung einer HR-Software kann Sie dabei unterstützen, die idealen Bewerber besser herauszufiltern als Ihre Mitbewerber. Des Weiteren kann sie Ihrem HR-Team dabei helfen, die Mitarbeiter-Loyalität zu erhöhen, damit Mitarbeitende länger im Unternehmen bleiben. Außerdem können die Fixkosten für die Personalverwaltung ebenfalls drastisch reduziert werden. Insgesamt können Software-Lösungen die Leistung in fast allen Bereichen des Personalmanagements um ein Vielfaches steigern. Zum Beispiel:

  • Geringere Fehlerquote: Werden Routinetätigkeiten im Personalwesen von Hand erledigt, passieren häufig Fehler. Das kann im schlimmsten Fall zu unnötigen Rechtsstreitigkeiten, dem Verlust von Talente und sogar erhöhter Betrugsgefahr führen. Mit automatisierten HR-Softwaresystemen können Routineaufgaben jedes Mal korrekt ausgeführt werden.
  • Weniger Compliance Fehler: Mit Hilfe von HR-Technologien können HR-Teams sicherstellen, dass alle Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Die meisten Personalverantwortlichen sind keine zugelassenen Anwälte und machen daher oft Fehler, wenn sie versuchen, die Gesetze auszulegen und anzuwenden. Die entsprechende Software kann sie durch die einzelnen Schritte leiten, die für eine vollständige Einhaltung der Vorschriften nötig sind, wodurch das Team auch besser erkennt, wann rechtliche Hilfe erforderlich ist.
  • Bessere HR-Verwaltung: Neben der Reduktion von Personalverwaltungskosten kann eine HR-Software auch dazu beitragen, dass Ihr HR-Team seine Aufgaben effektiver erledigt. Leistungsstarke, moderne Software kann dabei helfen, potenzielle Bewerber herauszufiltern, sodass die Qualität der Bewerber steigt und Ihr Unternehmen in weiterer Folge wachsen kann. Durch entsprechende Software-Lösungen können Sie sogar Talente durch Ihre besten Mitarbeiter gewinnen und gleichzeitig vorhandene Talente besser nutzen.
  • Kennzahlen und Analysen: Wer eine hohe Leistung anstrebt, muss auch verfügbare Daten nutzen, um Defizite und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Ein guter Softwareanbieter wird in der Lage sein, wichtige Kennzahlen abzubilden, um Ihrem HR-Team in Echtzeit Rückmeldung darüber zu geben, wie effektiv die gesetzten Maßnahmen für die Zielerreichung sind. Außerdem können Sie die Software nutzen, um Personaldaten zu sammeln und zu analysieren. Die Ergebnisse können Sie im gesamten Unternehmen nutzen, um die Leistung zu verbessern.

Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

Arten von HR-Software

Nicht jede Software ist gleich, denn die meisten Programme werden für spezifische HR-Funktionen konzipiert.  Einige Software-Tools zielen zwar darauf ab, eine Komplettlösung zu bieten, doch HR-Teams verwenden fast immer mehrere Programme.

Bewerber-Management-System

Bewerber-Management-Systeme erstellen und verwalten Datenbanken mit Talenten, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen. Führende BMS-Anbieter können Ihr Unternehmen bei der Suche nach Talenten unterstützen, indem sie Personen berücksichtigen, die in der Vergangenheit zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden. Ein BMS kann auch dabei helfen, Personen herauszufiltern, indem es automatisch Hintergrundprüfungen durchführt, bei denen gespeicherte mit öffentlichen Informationen abgeglichen werden.

HR Einarbeitungssoftware

Einarbeitungssoftware hilft neuen Mitarbeitern, die Kultur Ihres Unternehmens in kürzerer Zeit besser zu verstehen. Diese Software kann Kosten, die mit der Einstellung neuer Mitarbeiter verbunden sind, erheblich senken, da die Ausbildungskosten drastisch reduziert werden können. Softwaregestützte Einarbeitung gewährleistet außerdem Konsistenz bei der Schulung neuer Mitarbeiter. Anschließend können die Daten, die bei der Einarbeitung generiert werden, analysiert werden, um die Schulungsqualität zu verbessern.

Leistungsmanagement 

Die genaue Messung der Leistung von Mitarbeitern ist normalerweise eine große Herausforderung, da die Voreingenommenheit von Managern die Wahrnehmung der Mitarbeiterleistung erheblich beeinflussen kann. Software für das Leistungsmanagement hilft Unternehmen dabei, die Leistung ihrer Mitarbeiter einheitlich zu messen. Eine objektivere Leistungsbeurteilung kann die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter steigern. Auch die Leistung von Führungskräften kann durch eine derartige Software genau bewertet werden. Die von der Software bereitgestellten Daten können in der Regel in Echtzeit eingesehen werden, sodass Führungskräfte die Leistung einzelner Teams leicht nachvollziehen und aktiv Änderungen vornehmen können.

Verwaltung von Sozialleistungen

Durch Software für die Verwaltung von Sozialleistungen können beispielsweise die Administration von Urlaubs- und Krankheitszeiten oder 401(k)-Pläne automatisiert werden. Mitarbeiter können diese Software nutzen, um ihre freien Zeiten selbstständig zu planen. Nur wenn ungewöhnliche Anträge gestellt werden oder das System eine manuelle Überprüfung vorschlägt, muss Ihr HR-Team sich persönlich darum kümmern.

Vorteile von Software-Lösungen für Großunternehmen

Große Unternehmen müssen eine Vielzahl an Stakeholdern verwalten und benötigen daher eine Software-Lösung, um all ihre Beziehungen abbilden zu können. Die neueste Technologie kann HR-Teams in großen Unternehmen dabei helfen, den Überblick über tausende Bewerber und Bewerbungsgespräche zu behalten, wodurch der Wert dieser Gespräche maximiert werden kann. Große Unternehmen profitieren auch deshalb von Software-Diensten, weil sie eine skalierbare Möglichkeit bieten, das gesamte Personal zu verwalten und mit Mitarbeitern zu kommunizieren. Wenn genügend Daten gesammelt werden, können große Unternehmen sogar künstliche Intelligenz einsetzen, um ihre Interaktionen zu verbessern.

Vorteile von Software-Lösungen für Start-ups und kleine Unternehmen

Auch kleinere Unternehmen können von HR-Software enorm profitieren. HR-Softwaresysteme für kleine Organisationen können viele Aufgaben automatisieren und so den Aufwand reduzieren. Es gibt auch Online-HR-Software, mit der kleine Unternehmen wichtige Personalmanagement Aktivitäten in wenigen Minuten selbst erledigen können.

Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

Auf diese Funktionen sollten Sie bei der Auswahl Ihrer HR-Software achten

Die Suche nach der richtigen HR-Technologie kann für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung darstellen. Dabei ist es wichtig, ein Softwarepaket zu wählen, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Da verschiedene Software-Tools für unterschiedliche Zwecke konzipiert wurden, müssen Sie herausfinden, welche davon Ihre Bedürfnisse am besten erfüllen.

1. Talentmanagement 

Talentmanagement ist eine der Kernfunktionen eines Personalmanagementsystems und sollte von jedem Unternehmen in vollem Umfang genutzt werden. Ziel ist es, die Leistung unternehmensinterner Talente zu verbessern, indem ihr Erfolg ermittelt wird und sie bei ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt werden. Viele der besten Talentmanagementsysteme versuchen, die Mitarbeiterzufriedenheit aktiv zu beobachten, sodass Manager oder das HR-Team eingreifen können, indem sie beispielsweise erforderliche Ressourcen bereitstellen und versuchen die Probleme der Mitarbeiter zu lösen.

Ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterzufriedenheit ist das Vergütungsmanagement. Talentmanagementsysteme bieten in der Regel erweiterte Einblicke in die Anpassung der Vergütung, damit die Motivation verbessert und die Mitarbeiterloyalität erhöht werden kann. Unterm Strich kann die Nutzung eines Talentmanagementsystems Ihrem Unternehmen helfen, Top-Talente zu gewinnen und sie zu halten.

2. Zeit- und Anwesenheitserfassung

Die Personalabteilung ist in der Regel für die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter verantwortlich. Systeme zur Zeiterfassung können die Aufzeichnung der Anwesenheit vollständig automatisieren, um gleichzeitig die Genauigkeit zu erhöhen und den Arbeitsaufwand zu verringern. Mit Hilfe künstlicher Intelligenz kann auch leicht ermittelt werden, ob Mitarbeiter oder Manager aufgrund von Fehlzeiten zur Rede gestellt werden müssen.

Die vom Zeiterfassungssystem gesammelten Daten können auch ohne Probleme in Leistungsbewertungen integriert werden, sodass Mitarbeiter für eine hervorragende Anwesenheit belohnt werden können. Durch die genaue Erfassung können aber auch Mitarbeiter identifiziert werden, die nicht so hart arbeiten, wie vom Unternehmen vielleicht erwartet. Dadurch kann ihnen ein stärkerer Anreiz geboten werden, pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.

3. Kennzahlen-Identifizierung 

Das Identifizieren von Kennzahlen durch eine HR-Software, hilft Unternehmen dabei, herauszufinden, welche davon die Qualität ihrer HR-Aktivitäten am besten beschreiben. Wenn Sie wissen, welche Zahlen beobachtet werden müssen, können sich Ihre Manager auf die Verbesserung der Ergebnisse in den richtigen Bereichen konzentrieren.

Das Erkennen relevanter Kennzahlen funktioniert in der Regel durch die Nutzung von Daten, die im gesamten Unternehmen und in ihrem Personalverwaltungssystem gesammelt werden. Mit Hilfe fortschrittlicher Analysetools können die gesammelten Daten dann so ausgewertet werden, dass die Führungskräfte Ihres Unternehmens entscheiden können, auf welche Kennzahlen sich die Manager konzentrieren sollten. In einer datengetriebenen Wirtschaft wie heutzutage können Unternehmen jeder Größe von der Identifizierung wichtiger Kennwerte profitieren und so die Effektivität aller HR-Aktivitäten verbessern.

4. Live Performance-Tracking

Einer der wertvollsten Aspekte moderner Software-Tools ist wahrscheinlich, dass sie sofort Feedback zur Leistung liefern können. Es ist noch nicht allzu lange her, dass Manager verfügbare Daten einmal im Quartal manuell auswerten mussten, um wichtige Leistungsmessungen vorzunehmen. Moderne Software liefert hingegen Live-Feedback, mit dem man schnell reagieren und sich stetig verbessern kann.

Wenn Sie Software für Ihr HR-Management kaufen, sollten Sie darauf achten, dass die gewünschte Technologie über ein Live Performance-Tracking verfügt. Das gesamte HR-Team kann diese Funktion nutzen, um zu verstehen, wie sich jede umgesetzte Maßnahme auf die Gesamtleistung auswirkt. Ihre Mitarbeiter können mit Lösungen experimentieren und schnell lernen, wie sie gewünschte Ergebnisse erzielen können.

5. Funktionen für Mitarbeiterempfehlungen

In jedem Unternehmen sind bestehende Mitarbeiter die beste Quelle für neue Talente. Ihre besten Angestellten arbeiten in der Regel mit anderen Personen zusammen, die ähnliche Eigenschaften mitbringen. Dadurch können sie Ihr Unternehmen mit hervorragenden Talenten in hochspezialisierten Bereichen vernetzen. Solange Empfehlungsgeber nur Personen empfehlen, die sie gut kennen, können Sie fast sicher sein, dass ein empfohlener Kandidat perfekt für eine neue Stelle geeignet ist.

HR-Management Software kann Sie dabei unterstützen, Ihre Mitarbeiter zu qualitativ hochwertigen Empfehlungen zu ermutigen. Diese Software-Tools können gezielt Nachrichten an Personen in ähnlichen Positionen senden, um sie wissen zu lassen, dass Ihr Unternehmen neue Talente sucht.

6. Erweiterte Bewerberauswahl

Seit über zwei Jahrzehnten gibt es HR-Management Systeme, die anfangs nur grundlegende Funktionen mitbrachten. Ältere Systeme können zum Beispiel Lebensläufe mit Hilfe optischer Zeichenerkennung scannen und nach relevanten Stichworten suchen.  Leider reichen diese einfachen Scanfunktionen aber nicht aus, um Ihr Unternehmen in der heutigen Welt wettbewerbsfähig zu halten.

Moderne Software ist in der Lage, Lebensläufe genauer zu prüfen, um zu erkennen, ob Fehler gemacht wurden. Außerdem kann sie externe Datenquellen nutzen, um mehr über einen Bewerber zu erfahren. Diese Software kann auch in anderen Phasen des Einstellungsprozesses nützlich sein. Zum Beispiel kann sie HR-Managern dabei helfen, während eines Vorstellungsgesprächs die richtigen Fragen zu stellen und nach dem Gespräch den richtigen Bewerber auszuwählen.

7. Automatisierung der Gehaltsabrechnung

In der heutigen digitalen Wirtschaft sollte kein Unternehmen seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen noch manuell durchführen. Sie sollten aber auch keine Unsummen an Geld für entsprechende externe Dienstleistungen ausgeben müssen. Stattdessen können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Hilfe einer Software automatisieren und intern verwalten. Dieses nützliche Werkzeug kann die Abzüge schnell und exakt  berechnen und Ihnen genau sagen, wie viel Geld sie zum Beispiel an einen Arbeitnehmer, einen 401(k)-Fond oder verschiedenen Behörden überweisen müssen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Unternehmen durchzuführen, ist deshalb von Vorteil, weil Sie so die Kontrolle über die Lohn- und Gehaltsentscheidungen haben. Der Einsatz moderner Gehaltsabrechnungssoftware nimmt in der Regel nicht mehr Zeit in Anspruch als das Übermitteln der Gehaltsabrechnungsdaten an externe Dienstleister. Daher sollten Sie beim Kauf einer HR-Software auch auf diese Funktion achten.

Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

Faktoren, die Sie vor einer endgültigen Entscheidung berücksichtigen sollten

Da eine passende Software-Lösung im Personalmanagement unerlässlich ist, handelt es sich bei der Auswahl eines Softwarepakets um eine bedeutsame Entscheidung, die Ihr Unternehmen sehr ernst nehmen sollte. Einige der wichtigsten Faktoren, die Sie beachten sollten, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, sind im Folgenden aufgeführt:

  • Anpassungsfähigkeit: Wenn Sie ein großes Unternehmen haben, wird Ihnen der Entwickler der Software in der Regel dabei helfen müssen, die neue Lösung in Ihre bestehenden Datensysteme und andere HR-Programme zu integrieren. Vergewissern Sie sich, dass er bereit dazu ist, direkt mit Ihrem Unternehmen zusammenzuarbeiten, um seine Software speziell auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.
  • Skalierbarkeit: Unternehmen aller Größenordnungen entwickeln sich oft sehr schnell, deshalb sollte die gewählte Software stets in der Lage sein, mit den optimistischen Zukunftsaussichten Ihres Unternehmens mitzuwachsen. Achten Sie auf eine Software, die eine unbegrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen unterstützt. Ein Anbieter sollte Ihnen zumindest einen angemessenen Fixpreis für zusätzliche Arbeitsplätze anbieten, damit Ihr Vertrag auch künftiges Wachstum abdeckt.
  • Zweckmäßigkeit: Die wohl wesentlichste Frage, die Sie sich bei der Wahl einer passenden HR-Software stellen sollten, ist, ob Sie damit Ihre Ziele erreichen können. Versuchen Sie eine Software-Lösung zu finden, die keine Lücken aufweist, damit Ihr Unternehmen nicht gezwungen ist, mehrere Softwarepakete zu verwenden. Der Einsatz mehrerer Software-Tools in großem Umfang kann sich in der Wartung schwierig gestalten und potenzielle Sicherheitsprobleme mit sich bringen.
  • Kosten: Beim Kauf von Software sollte der Nutzen immer im Vordergrund stehen. Dennoch sollten Sie auch die Ausgaben beim Kauf von HR-Software sorgfältig abwägen. Berücksichtigen Sie dabei auch die Kosten für die Verwaltung. Möglicherweise benötigen Sie Unterstützung von Entwicklern oder Ihrer IT-Abteilung, um die Software ordnungsgemäß zu implementieren, was durch die zusätzlich anfallenden Kosten zu Kostenüberschreitungen führen kann.
Was Sie vor dem Kauf einer HR-Software wissen müssen

Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen

Solange Sie vor dem Kauf einer Software für Ihre HR-Abteilung gründlich recherchieren, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Ihrer Investition zufrieden sind, sehr hoch. Überlegen Sie sich gut, welche Funktionen Ihr Unternehmen benötigt und ziehen Sie dann eine breite Palette von Anbietern in Betracht. Haben Sie erstmal die richtige Entscheidung getroffen, kann Ihr Unternehmen über Jahre hinweg von den Vorteilen einer effektiven Softwarelösung profitieren und eine Leistungssteigerung erleben.

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