Personalbeschaffung: Definition, Beispiele und Maßnahmen

Fachkräftemangel bleibt auch in Zeiten von Corona ein Thema. Rund 40 Prozent aller deutschen Firmen geben an, den Fachkräftemangel zu spüren. Die Personalbeschaffung ist also einer der zentralsten Punkte, um Unternehmen langfristigen Erfolg zu sichern. Doch welche Herausforderungen gibt es und wie gehen Firmen am besten vor?
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Was bedeutet Personalbeschaffung?

Personalbeschaffung bedeutet die Arbeitskräfte zu gewinnen, die ein Unternehmen benötigt. Was einfach klingt, stellt Firmen regelmäßig vor Herausforderungen. Experten unterscheiden zwischen der internen und externen Personalgewinnung:

Interne Personalgewinnung

Besetzen Firmen eine Stelle intern neu, muss ein Mitarbeiter gegebenenfalls eine höhere Arbeitslast tragen. Denn er übernimmt in diesem Fall Tätigkeiten einer anderen Stelle mit. Das ist keine langfristige Lösung, da es zu einer Überlastungen führen kann. Doch auch die Umwandlung einer freiberuflichen Tätigkeit oder eines Teilzeitvertrags in eine Vollzeitstelle ist denkbar. Aus Mitarbeitersicht ist das oftmals eine gute Nachricht.

Eine Alternative ist die Personalbewegung. Das bedeutet, dass beispielsweise eine Beförderung erfolgt: Die offene Stelle des Abteilungsleiters besetzen Unternehmen in einem solchen Fall mit einem internen Mitarbeiter. Dieser erhält damit eine Beförderung, was sich positiv auf die Motivation auswirkt. Allerdings kann es sein, dass Firmen die ursprüngliche Position des Angestellten dann nachbesetzen müssen. Das Problem verlagert sich also lediglich an eine andere Stelle des Unternehmens.

Externe Personalgewinnung

Die externe Personalgewinnung kann dies lösen: Dabei suchen Unternehmen außerhalb des Betriebes nach neuen Mitarbeitern. Das funktioniert über Maßnahmen wie die klassische Stellenausschreibung, Jobportale, Messen, Personalvermittler oder über Mitarbeiter-werben-Mitabeiter-Programme. Unternehmen gehen dabei aktiv auf die Suche. 

Die passive Variante der Personalbeschaffung ist die Initiativbewerbung, die ein Unternehmen erhält. Diese Bewerbungen schlummern im Talentpool einer Firma. Ist eine offene Position vorhanden, prüft das Unternehmen die Initiativbewerbungen auf ihre Eignung für die Stelle.

So ermitteln Firmen den Personalbedarf

Personalbedarf entsteht klassischerweise durch Kündigung oder den Renteneintritt eines Mitarbeiters. Doch auch das Wachstum einer Firma oder eine Umstrukturierung können zu erhöhtem Personalbedarf führen. Die größte Herausforderung in der Personalgewinnung ist es, zeitnah einen geeigneten Kandidaten zu finden.

Zunächst prüfen Firmen den Status Quo anhand folgender Punkte:

Zeitpunkt

Zu welchem Zeitpunkt benötigt eine Firma den neuen Mitarbeiter? Je früher die Suche beginnt, desto weniger Überbrückungskosten fallen in der Regel an.

Ort

An welchem Standort will das Unternehmen den Mitarbeiter einsetzen? Lässt sich die Stelle auch remote besetzen, erweitern Firmen das Einzugsgebiet und finden damit leichter geeignete Kandidaten.

Qualifikation

Welche Qualifikationen sind für die Stelle erforderlich? Je höher die Anforderungen, desto schwieriger ist es, Fachkräfte zu finden. Manche Qualifikationen lassen sich im Job selbst mit der nötigen Motivation schnell erlernen. Andererseits kann es auch Geld sparen, direkt Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation einzustellen statt eine Fortbildung zu zahlen.

Anzahl der Stellen

Wie viele Stellen sind frei? Soll es eine Vollzeitstelle sein oder könnten auch zwei Angestellte in Teilzeit die Arbeit erledigen? Je flexibler das Unternehmen ist, desto leichter lässt sich die Stelle besetzen.

Herausforderungen der Personalbeschaffung

Zunächst müssen Unternehmen entscheiden, ob sie die Stelle intern oder extern besetzen. Wer geeignete Kandidaten im Unternehmen hat, ist gut beraten, diesen die Stelle zunächst anzubieten. Denn die Möglichkeit der Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens reduziert in der Regel die Fluktuation. 

Es lohnt sich, die Manager einer Abteilung konkret anzusprechen und um Empfehlungen von Mitarbeitern zu bitten. Fordern und fördern lautet die Devise. So manch fähiger Angestellter sieht sich selbst noch nicht bereit für die Position, obwohl er alle erforderlichen Qualifikationen mitbringt. Mit der richtigen Förderung können Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens wachsen.

Weitere interne Maßnahmen sind Mehrarbeit oder ein Urlaubsstopp. Diese Maßnahmen setzen Firmen am besten mit Bedacht und nur kurzfristig ein. Auch eine offene und ehrliche Kommunikation ist wichtig, um keinen Unmut in der Belegschaft auszulösen.

Die Alternative ist die externe Ausschreibung. Besonders empfehlenswert ist die Etablierung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms. Denn dieses bindet bestehende Angestellte in den Recruiting-Prozess ein. Sie besetzen die offene Stelle nicht selbst, schlagen aber Freunde oder Bekannte dafür vor. 

Diese empfohlenen Kandidaten fügen sich meist hervorragend in das Unternehmen ein. Sie erhalten von ihren Freunden und Bekannten bereits eine realistische Darstellung der Firmenkultur und der Ziele des Unternehmens. Zudem schlagen Mitarbeiter meist nur jene Kandidaten vor, die sich wirklich für die Stelle eignen. Empfohlene Kandidaten bleiben in der Regel länger im Unternehmen. Sie passen besser auf die Stelle und die Zeit zwischen Bewerbung und Einstellung ist in der Regel kürzer. Das spart Kosten.

Eine erfolgreiche Empfehlung wirkt sich zudem positiv auf die Fluktuation bestehender Mitarbeiter aus: Sie merken, dass das Unternehmen ihre Empfehlungen wertschätzt. Das steigert die Motivation und die Verbundenheit mit der Firma. In der Regel erhalten Mitarbeiter für ihre Empfehlung zudem eine monetäre Entlohnung – auch das fördert die Motivation. Ein solides Empfehlungsprogramm ist daher die Basis erfolgreicher Personalbeschaffung. Bereits 80 Prozent der Unternehmen vertrauen in ihrer Recruiting-Strategie auf Mitarbeiterempfehlungen.

Mehr dazu können Sie in der aktuellen Benchmark-Studie von Firstbird nachlesen. 

Weitere Wege der externen Personalgewinnung:

  • Stellenanzeigen in Jobbörsen
  • Stellenanzeigen auf der firmeneigenen Karriereseite
  • Stellenanzeigen auf Social Media (Social Recruiting)
  • Printanzeigen oder andere Werbemittel wie etwa Plakatwände
  • Die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern
  • Recruiting auf Messen

Vorteile externer und interner Personalbeschaffung

Neue Menschen bringen neue Ideen. Deshalb fördert die externe Personalbeschaffung oftmals die Innovation im Unternehmen. Wer in der Stellenanzeige bereits bestimmte Kenntnisse als Voraussetzung angibt, muss keine Kosten für die Weiterbildung aufbringen. 

Da Unternehmen bei der externen Stellenausschreibung aus einem größeren Pool an Talenten schöpfen, können sie die Stelle oftmals zielgenauer besetzen. Im Gegensatz dazu ist das Risiko einer Fehlbesetzung bei der internen Personalbeschaffung niedriger. Zudem sind Kosten und Zeitaufwand in der Regel geringer. Weitere Tipps für die Mitarbeitersuche finden Sie im Artikel “Neue Mitarbeiter in 30 Tagen”

Personalbeschaffung: So gehen Sie vor

Die Personalgewinnung über Mitarbeiterprogramme kann die Vorteile aus beiden Welten vereinen: Die Kosten sind geringer, die Zeit zwischen Bewerbung und Einstellung kürzer als bei klassischen Bewerbungen über Jobportale.

Gleichzeitig holen sich die Unternehmen durch Empfehlungen die besten Talente, denn gute Leute kennen gute Leute. Ebenso kommt mit den neuen Angestellten auch frischer Wind und Innovation in die Firma. 

Dank Spezialisten wie Firstbird müssen Unternehmen ein Empfehlungsprogramm nicht neu programmieren. Firstbird stellt Know-how und Software zur Verfügung, sodass Firmen in wenigen Klicks ein funktionierendes Mitarbeiterprogramm haben. Selbst das Reporting ist damit ein Kinderspiel. Firmen können anhand der Kennzahlen erkennen, welcher Rekruitingkanal sich am meisten lohnt und welche Stellenanzeige besonders gut ankam. 

Damit lässt sich die Stellensuche weiter optimieren. Unternehmen finden so mit geringem Aufwand die größten Talente. „Das Geheimnis meines Erfolgs ist, dass wir außergewöhnliche Strecken gegangen sind, um die besten Leute der Welt einzustellen“, sagte einst Steve Jobs. Die Bedeutung von guten Mitarbeitern sollten Firmen also nicht unterschätzen.

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