Business meeting

Unsere Erfahrung zur transparenten Unternehmenskommunikation

Was wir aus der Krise für unsere Unternehmenskultur gelernt haben

Vor zwei Wochen entschieden wir uns, unser jährliches Strategie-Meeting mit unserem Management Board für alle unsere 50 Mitarbeiter zu streamen. Warum, mögen Sie an der Stelle denken. Nun es gab zwar ein paar Herausforderungen, aber definitiv mehr Vorteile für die interne Kommunikation, die wir mit Ihnen teilen möchten.

So wie für die meisten Anbieter in der Recruiting Branche, hat Covid-19 auch einen starken Einfluss auf unsere Firma. Sahen wir uns gezwungen in der Hochphase der Krise in kurzen Abständen zu planen, um möglichst flexibel auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren zu können, so wagten wir Anfang Juli den Fokus erneut Richtung langfristige Zukunft zu richten. Und wenn wir eines in der Zeit von remote work gelernt haben dann, das man nicht zu viel kommunizieren kann. Dies nahmen wir uns zu Herzen und öffneten die (digitale) Tür für alle unsere Mitarbeiter beim jährlichen Strategie-Meeting dabei zu sein.

WARUM?
  • Den schönen Worten Taten folgen lassen
    Im September des letzten Jahres stellten wir unsere Organisation auf eine Schwarm-Ideologie mit dem Grundprinzip „Gemeinsam sind wir mehr“ um. Die Prinzipien, auf denen unsere Organisation aufbaut, sind Transparenz, Empowerment, Autonomie und kooperative Führung. Und das leben wir.
  • Neue Perspektiven
    Wir glauben an das Schwarmwissen. Je mehr Perspektiven wir haben und je mehr Köpfe mitdenken, umso besser werden unsere Entscheidungen sein.
  • Kommunikation und Geschwindigkeit verbessern
    Eine der Herausforderungen eines Strategie-Meetings ist, die Ergebnisse an die ganze Organisation zu kommunizieren. Wir wussten, dass eine Mitarbeiterpräsentation nur der Beginn dieser Reise wäre. Es sind die 1:1s oder Objective Key Results (kurz OKR) Definitionen, die Schritt für Schritt die Essenz der neuen Strategie in der gesamten Organisation verankern. Es gibt aber auch zwei Nachteile dieses Prozesses 1) es dauert eine Weile bis die neue Strategie jeden Teil der Organisation erreicht, und 2) in diesem Prozess gibt es mehrere Nachrichtenüberbringer, die de Ergebnisse verschieden interpretieren.
  • Die strategische Ausrichtung verbessern
    Auch wenn wir jeden Mitarbeiter des Unternehmens mit den Details der neuen Strategie vertraut machen, so heißt das nicht automatisch, dass sie diese auch befürworten. Um eine wahre unternehmensweite strategische Ausrichtung zu gewährleisten, muss jeder Mitarbeiter die Gründe hinter der Entscheidung für eine Strategie (aber viel mehr noch gegen andere Strategien) verstehen und sollte die Möglichkeit haben, diese offen zu hinterfragen.
WIE?
  • Das Meeting streamen
    Wir streamten unser Meeting über Zoom an alle Mitarbeiter unserer Organisation. Die Mitglieder des Management Boards trafen sich vorzugsweise persönlich. Dabei stellten wir allerdings sicher, dass jeder der Anwesenden eine eigene Kamera hatte, um den Zusehern einen guten Überblick zu verschaffen. Unsere sieben Board Mitglieder nutzten alle ihr Mikrofon und nahmen aktiv an der Diskussion teil, die Mitarbeiter waren stumm geschalten.
  • Input und Fragen
    Während des Meetings hatten alle Zuseher die Möglichkeit Fragen oder weiteren Input über einen digitalen Fragen/Antwort-Bereich einzubringen. Wir nutzen hierfür Mentimeter. Der Moderator des Meetings konnte dann diesen Input in die Diskussion einbringen.
  • Breakout Sessions
    Direkt nach dem Meeting, luden wir alle ein, einen von drei unterschiedlichen Breakout Rooms beizutreten. Jeder dieser Breakout Rooms stand für eines unserer drei großen Strategiethemen. In diesen Breakout Sessions luden wir dann alle Teilnehmer ein, ihr Mikrofon zu aktivieren und aktiv die zuvor besprochenen Richtungen zu hinterfragen und ihre eigene Meinung und Ideen zu diesem Thema zu teilen.
  • Verfeinerung
    Zum Schluss kam das Board dann noch einmal zusammen, um die Ergebnisse der Breakout Sessions zu präsentieren und die neue Strategie anhand des erhaltenen Inputs zu verfeinern. Dieser Teil des Meetings wurde wieder an die gesamte Organisation gestreamt.
DIE HERAUSFORDERUNGEN & LEARNINGS

Das Feedback von Mitarbeitern und dem Board war größtenteils positiv, zwei Herausforderungen haben uns jedoch gezeigt, auf was wir künftig verstärkt achten müssen:

  • Das Schlechte beschönigen
    Mit einem gut funktionierenden Board sollte es möglich sein, offen alle Schwächen, Herausforderungen und potenzielle Risiken zu identifizieren und zu diskutieren. Wenn man die Türen für die gesamte Organisation öffnet, so setzt ein natürlicher Instinkt ein, kritische Themen zu überspringen und bestimmte Informationen zu beschönigen.
  • Die Zuseher vs. das Board
    Während wir den Inhalt und die Präsentationen für das Meeting vorbereiteten, hatten wir das Gefühl ständig zwischen zwei Zielgruppen jonglieren zu müssen. . Während es üblich ist, sich mit dem Board tief in die Unternehmenszahlen zu stürzen, will man gleichzeitig auch nicht das Interesse der Zoom Zuseher in endlosen Key Performance Indicator (kurz KPI) Diskussionen verlieren.
NÄCHSTE SCHRITTE?

Als einen ersten Schritt entschieden wir uns, unser wöchentliches Management Board Meeting regelmäßig (z.B. einmal pro Monat) zu streamen. Wir hoffen, uns dadurch an das Set-up zu gewöhnen und so die oben beschriebenen Herausforderungen zu überwinden. Wir halten Sie auf dem Laufenden, welche Erfahrungen wir dabei machen.

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