Bewerbermanagement: Mit System zu guten Mitarbeitern

Bewerbermanagementsysteme tragen dazu bei, den Umgang des HR-Verantwortlichen mit den Bewerbern zu vereinfachen. Die HR-Software macht den Recruiting-Prozess effizient und kostensparend. Dennoch hat das digitale Bewerbermanagement insbesondere f√ľr Kleinbetriebe kaum Bedeutung.
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    Was ist ein Bewerbermanagementsytem?

    Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine Software, die den Personaler bei der Abwicklung des Bewerbungsprozesses unterst√ľtzt. In Fachkreisen nennt man sie auch Applicant Tracking System (ATS). Sie erleichtert ihm die Arbeit, weil er s√§mtliche Informationen an einem Ort sammelt und verarbeitet. Das digitale Bewerbermanagementsystem funktioniert nach den zuvor von ihm festgelegten Kriterien und KI-basiert. Es hilft dem Recruiter beim Active Sourcing, Schreiben und Ver√∂ffentlichen von Stellenangeboten, der Vorauswahl und dem folgenden Einstellungsprozess. Au√üerdem tr√§gt es dazu bei, dass die Kandidaten den Bewerbungsprozess positiv bewerten. Sie f√ľhlen sich gut betreut und bestens informiert.

    Die besten Bewerbermanagementsysteme verf√ľgen sogar √ľber HR-Funktionen. Nutzen Sie Firstbird f√ľr Ihre Mitarbeiterempfehlungen, k√∂nnen Sie es mit diversen bew√§hrten BMS kombinieren.

    Welche Vorteile hat ein Bewerbermanagement-System?

    Das Applicant Tracking System hat folgende Vorteile:

    • effizienterer Recruitingprozess
    • schnellere Besetzung der Vakanzen
    • sofortige Verf√ľgbarkeit der aufbereiteten Dokumente und Daten
    • niedrigere HR-Kosten
    • geringere Fehlerquoten
    • kein Verlust von Bewerbungsunterlagen
    • Vermeiden doppelter Bearbeitung
    • derselbe Informationsstand bei allen HR-Mitarbeitern
    • transparente Prozesse
    • aussagef√§higer Vergleich zwischen den Bewerbern
    • passendere Bewerber
    • schnellere Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen
    • √ľbersichtliche Verwaltung der Daten
    • professioneller Auftritt des Unternehmens in der √Ėffentlichkeit
    • verschl√ľsselte und revisions- und rechtssichere Ablage der Daten
    • Abgrenzung von der Konkurrenz, die ihr Bewerbermanagement noch auf die herk√∂mmliche Weise durchf√ľhrt

    Wie funktioniert ein Bewerbermanagementsystem?

    Bewerbermanagementsysteme nutzen diverse Vorlagen und automatisierte Vorgänge. Die Software begleitet alle Prozesse bis zum Onboarding. Und alle Phasen der Bewerbergespräche bis zur Auswahl des geeigneten Kandidaten. Viele gute Bewerbermanagementsysteme haben zusätzlich ein Punktesystem (Scoring). Es hilft beim Vergleich der Merkmale und Qualifikationen der Kandidaten mit den Anforderungen der Stelle.

    Ein BMS unterst√ľtzt den Personalrecruiter beim Active Sourcing, weil die manuelle Suche nach geeigneten Talenten zeit- und arbeitsaufwendig ist. Das geschieht mithilfe des integrierten Sourcing-Tools. Die Vorauswahl-Funktion besteht aus einem Chatbot, der den Bewerbern zuvor erstellte Fragen vorlegt, die Antworten in einem √úberblick liefert und gut geeignete Kandidaten vorschl√§gt. Nach der Vorauswahl erfolgt die interne Abstimmung. Damit die Bewerber schnell Antwort erhalten, teilt der Recruiter die Daten zur Bewertung mit allen am Einstellungsprozess Beteiligten.

    Kann sich der Personaler wegen der Flut von geeigneten Bewerbern nicht entscheiden, l√§dt er sie zu speziellen Tests ein. Die integrierten Testtools √ľberpr√ľfen F√§higkeiten, die f√ľr die ausgeschriebene Stelle wichtig sind wie abstraktes Denken. Wer den Test besteht, wird zum Vorstellungsgespr√§ch eingeladen. Die anderen Bewerber erhalten eine Absage per E-Mail.

    F√ľr beide F√§lle stellt das Bewerbermanagementsystem die passenden Vorlagen bereit, die nur noch angepasst werden m√ľssen. Nat√ľrlich hat der Recruiter auch die M√∂glichkeit, abgelehnte Bewerber in seinen Talentpool einzustellen. Und sie in der Folgezeit zu kontaktieren. So kann er sie m√∂glicherweise zu einem sp√§teren Zeitpunkt einstellen.

    Was macht ein gutes Bewerbermanagementsystem aus?

    Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist optimal an den betrieblichen Bedarf angepasst. Kleinbetriebe, die nur selten Mitarbeiter einstellen, kommen prinzipiell mit der Basisfunktionalität aus. Sie besteht darin, Stellenanzeigen zu schreiben und zeitgleich in bestimmten Jobportalen zu veröffentlichen (Multiposting) sowie eine Karriereseite und einen Talentpool anzulegen.

    Nat√ľrlich k√∂nnen auch kleinere Unternehmen von einem BMS mit umfangreicherer Funktionalit√§t profitieren. Mittlere und gro√üe Unternehmen mit einer wesentlich umfangreicheren Personalarbeit sollten mit einer HR-Software arbeiten, die den gesamten Recruiting-Workflow umfasst. Ein solches Bewerbermanagementsystem ist allerdings mit h√∂heren Kosten f√ľr die Anschaffung verbunden. Es ist auch dann eine lohnende Investition, wenn der suchende Betrieb zu einer vom Fachkr√§ftemangel betroffenen Branche geh√∂rt.

    Weil gute Recruiting-Software √ľber zus√§tzliche Analyse- und Auswertungstools verf√ľgt, kann sich der Personaler stets s√§mtliche Kennzahlen aufrufen. Er sieht, woher die Bewerber kommen und welcher Kanal am besten performt. Integrierte Bewerbungsformulare helfen dabei, die Kandidaten schneller und genauer miteinander zu vergleichen.

    Daf√ľr gibt der HR-Verantwortliche einfach bestimmte Kriterien ein, die f√ľr die ausgeschriebene Stelle und das suchende Unternehmen wichtig sind. Die von den Bewerbern gegebenen Antworten werden vom System erfasst und ausgewertet. F√ľr die Vorauswahl stehen Ranking und Matching-Funktionen zur Verf√ľgung.

    Als besonders praktisch haben sich cloudbasierte Bewerbermanagementsysteme erwiesen. Der Recruiter muss nicht erst Software downloaden, sondern kann sich die Lösung schnell und in Eigenregie einrichten.

    F√ľr KMUs und junge Start-ups mit wenig Kapital sind die √ľber den Browser zu bedienenden SaaS-L√∂sungen auch in finanzieller Hinsicht vorteilhaft. Die Abstimmung √ľber den am besten geeigneten Kandidaten ist beim BMS ebenfalls kinderleicht. Der Recruiter teilt die infrage kommenden Bewerberprofile mit den HR-Kollegen und erh√§lt ihr Feedback √ľber die Kommentarfunktion. √úber die Festlegung von Zugriffsrechten kann er bestimmen, wer im Betrieb zus√§tzlich Einblick in diese Informationen erh√§lt.

    Die Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt mithilfe automatisierter E-Mails. Sie lassen sich mit fertigen Vorlagen problemlos erstellen. So kann der Personaler die Bewerber stets √ľber alles Wichtige informieren und bleibt mit vielversprechenden Kandidaten in Kontakt. Bei einem guten BMS kann er sich seinen Workflow individuell einrichten und Erinnerungen festlegen. So erledigt er alle Aufgaben immer termingerecht.

    Gute Bewerbermanagement-Software sorgt daf√ľr, dass Stellenangebote direkt aus der Software heraus gebucht werden k√∂nnen. Und dann auf mehreren Onlinejobb√∂rsen gleichzeitig einstellt (Multiposting). Oder sie bietet die M√∂glichkeit, das Jobangebot bei einer herk√∂mmlichen und einer fachspezifischen Jobb√∂rse oder in seiner Online- und seiner Printversion zu ver√∂ffentlichen. Au√üerdem kann der HR-Verantwortliche die Anzeige in den Social Media und weiteren Kan√§len (eigene Karriereseite) posten.

    Welche Anforderungen an ein Bewerbermanagement-System gibt es?

    Hilfreiche Softwarel√∂sungen f√ľr die Durchf√ľhrung der Mitarbeitersuche m√ľssen f√ľr den Recruiter und notfalls Mitarbeiter anderer Fachabteilungen ohne spezielle Einarbeitungszeit leicht zu bedienen sein. F√ľr das Schreiben von Stellenanzeigen sollten n√ľtzliche Textbausteine und Layoutvorlagen vorhanden sein.

    Zu den besten Bewerbermanagementsystemen geh√∂ren L√∂sungen mit einer Funktion, die die Kandidaten automatisch bewertet und die Kriterien gewichtet. Nat√ľrlich muss das Bewerbermanagement auch den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen: Nur die Mitarbeiter, die unmittelbar mit der Beschaffung von Personal zu tun haben, d√ľrfen Zugang zu den personenbezogenen Daten haben. Abgelehnte Bewerber, die der Speicherung ihrer Daten nicht zugestimmt haben, m√ľssen sofort aus dem System gel√∂scht werden.

    Die Erlaubnis, die f√ľr das Bewerbermanagement n√∂tigen personenbezogenen Daten zu erheben, verarbeiten und zu nutzen, erhalten HR-Mitarbeiter durch entsprechende Betriebsvereinbarungen. Die Einf√ľhrung einer Software f√ľr das Recruiting muss allerdings nicht erst vom Betriebsrat genehmigt werden. Dennoch ist es ratsam, ihn dar√ľber zu informieren.

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