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Bewerbermanagement: Mit System zu guten Mitarbeitern

Inhalte
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Bewerbermanagementsystem

Bewerbermanagementsysteme tragen dazu bei, den Umgang des HR-Verantwortlichen mit den Bewerbern zu vereinfachen. Die HR-Software macht den Recruiting-Prozess effizient und kostensparend. Dennoch hat das digitale Bewerbermanagement insbesondere für Kleinbetriebe kaum Bedeutung.

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine Software, die den Personaler bei der Abwicklung des Bewerbungsprozesses unterstützt. In Fachkreisen nennt man sie auch Applicant Tracking System (ATS). Sie erleichtert ihm die Arbeit, weil er sämtliche Informationen an einem Ort sammelt und verarbeitet. Das digitale Bewerbermanagementsystem funktioniert nach den zuvor von ihm festgelegten Kriterien und KI-basiert. Es hilft dem Recruiter beim Active Sourcing, Schreiben und Veröffentlichen von Stellenangeboten, der Vorauswahl und dem folgenden Einstellungsprozess. Außerdem trägt es dazu bei, dass die Kandidaten den Bewerbungsprozess positiv bewerten. Sie fühlen sich gut betreut und bestens informiert.

 

Die besten Bewerbermanagementsysteme verfügen sogar über HR-Funktionen. Nutzen Sie Firstbird für Ihre Mitarbeiterempfehlungen, können Sie es mit diversen bewährten BMS kombinieren.

Das Applicant Tracking System hat folgende Vorteile:

 

  • effizienterer Recruitingprozess
  • schnellere Besetzung der Vakanzen
  • sofortige Verfügbarkeit der aufbereiteten Dokumente und Daten
  • niedrigere HR-Kosten
  • geringere Fehlerquoten
  • kein Verlust von Bewerbungsunterlagen
  • Vermeiden doppelter Bearbeitung
  • derselbe Informationsstand bei allen HR-Mitarbeitern
  • transparente Prozesse
  • aussagefähiger Vergleich zwischen den Bewerbern
  • passendere Bewerber
  • schnellere Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen
  • übersichtliche Verwaltung der Daten
  • professioneller Auftritt des Unternehmens in der Öffentlichkeit
  • verschlüsselte und revisions- und rechtssichere Ablage der Daten
  • Abgrenzung von der Konkurrenz, die ihr Bewerbermanagement noch auf die herkömmliche Weise durchführt

 

Bewerbermanagementsystem
Photo by Austin Distel on Unsplash

Bewerbermanagementsysteme nutzen diverse Vorlagen und automatisierte Vorgänge. Die Software begleitet alle Prozesse bis zum Onboarding. Und alle Phasen der Bewerbergespräche bis zur Auswahl des geeigneten Kandidaten. Viele gute Bewerbermanagementsysteme haben zusätzlich ein Punktesystem (Scoring). Es hilft beim Vergleich der Merkmale und Qualifikationen der Kandidaten mit den Anforderungen der Stelle. 

 

Ein BMS unterstützt den Personalrecruiter beim Active Sourcing, weil die manuelle Suche nach geeigneten Talenten zeit- und arbeitsaufwendig ist. Das geschieht mithilfe des integrierten Sourcing-Tools. Die Vorauswahl-Funktion besteht aus einem Chatbot, der den Bewerbern zuvor erstellte Fragen vorlegt, die Antworten in einem Überblick liefert und gut geeignete Kandidaten vorschlägt. Nach der Vorauswahl erfolgt die interne Abstimmung. Damit die Bewerber schnell Antwort erhalten, teilt der Recruiter die Daten zur Bewertung mit allen am Einstellungsprozess Beteiligten.

 

Kann sich der Personaler wegen der Flut von geeigneten Bewerbern nicht entscheiden, lädt er sie zu speziellen Tests ein. Die integrierten Testtools überprüfen Fähigkeiten, die für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind wie abstraktes Denken. Wer den Test besteht, wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Die anderen Bewerber erhalten eine Absage per E-Mail.

 

Für beide Fälle stellt das Bewerbermanagementsystem die passenden Vorlagen bereit, die nur noch angepasst werden müssen. Natürlich hat der Recruiter auch die Möglichkeit, abgelehnte Bewerber in seinen Talentpool einzustellen. Und sie in der Folgezeit zu kontaktieren. So kann er sie möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt einstellen.

 

Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist optimal an den betrieblichen Bedarf angepasst. Kleinbetriebe, die nur selten Mitarbeiter einstellen, kommen prinzipiell mit der Basisfunktionalität aus. Sie besteht darin, Stellenanzeigen zu schreiben und zeitgleich in bestimmten Jobportalen zu veröffentlichen (Multiposting) sowie eine Karriereseite und einen Talentpool anzulegen. 

 

Natürlich können auch kleinere Unternehmen von einem BMS mit umfangreicherer Funktionalität profitieren. Mittlere und große Unternehmen mit einer wesentlich umfangreicheren Personalarbeit sollten mit einer HR-Software arbeiten, die den gesamten Recruiting-Workflow umfasst. Ein solches Bewerbermanagementsystem ist allerdings mit höheren Kosten für die Anschaffung verbunden. Es ist auch dann eine lohnende Investition, wenn der suchende Betrieb zu einer vom Fachkräftemangel betroffenen Branche gehört.

 

Weil gute Recruiting-Software über zusätzliche Analyse- und Auswertungstools verfügt, kann sich der Personaler stets sämtliche Kennzahlen aufrufen. Er sieht, woher die Bewerber kommen und welcher Kanal am besten performt. Integrierte Bewerbungsformulare helfen dabei, die Kandidaten schneller und genauer miteinander zu vergleichen.

 

Dafür gibt der HR-Verantwortliche einfach bestimmte Kriterien ein, die für die ausgeschriebene Stelle und das suchende Unternehmen wichtig sind. Die von den Bewerbern gegebenen Antworten werden vom System erfasst und ausgewertet. Für die Vorauswahl stehen Ranking und Matching-Funktionen zur Verfügung.

 

Als besonders praktisch haben sich cloudbasierte Bewerbermanagementsysteme erwiesen. Der Recruiter muss nicht erst Software downloaden, sondern kann sich die Lösung schnell und in Eigenregie einrichten.

 

Für KMUs und junge Start-ups mit wenig Kapital sind die über den Browser zu bedienenden SaaS-Lösungen auch in finanzieller Hinsicht vorteilhaft. Die Abstimmung über den am besten geeigneten Kandidaten ist beim BMS ebenfalls kinderleicht. Der Recruiter teilt die infrage kommenden Bewerberprofile mit den HR-Kollegen und erhält ihr Feedback über die Kommentarfunktion. Über die Festlegung von Zugriffsrechten kann er bestimmen, wer im Betrieb zusätzlich Einblick in diese Informationen erhält.

 

Die Kommunikation mit den Bewerbern erfolgt mithilfe automatisierter E-Mails. Sie lassen sich mit fertigen Vorlagen problemlos erstellen. So kann der Personaler die Bewerber stets über alles Wichtige informieren und bleibt mit vielversprechenden Kandidaten in Kontakt. Bei einem guten BMS kann er sich seinen Workflow individuell einrichten und Erinnerungen festlegen. So erledigt er alle Aufgaben immer termingerecht. 

 

Gute Bewerbermanagement-Software sorgt dafür, dass Stellenangebote direkt aus der Software heraus gebucht werden können. Und dann auf mehreren Onlinejobbörsen gleichzeitig einstellt (Multiposting). Oder sie bietet die Möglichkeit, das Jobangebot bei einer herkömmlichen und einer fachspezifischen Jobbörse oder in seiner Online- und seiner Printversion zu veröffentlichen. Außerdem kann der HR-Verantwortliche die Anzeige in den Social Media und weiteren Kanälen (eigene Karriereseite) posten.

Application Tracking System
Photo by Luke Peters on Unsplash

Hilfreiche Softwarelösungen für die Durchführung der Mitarbeitersuche müssen für den Recruiter und notfalls Mitarbeiter anderer Fachabteilungen ohne spezielle Einarbeitungszeit leicht zu bedienen sein. Für das Schreiben von Stellenanzeigen sollten nützliche Textbausteine und Layoutvorlagen vorhanden sein. 

 

Zu den besten Bewerbermanagementsystemen gehören Lösungen mit einer Funktion, die die Kandidaten automatisch bewertet und die Kriterien gewichtet. Natürlich muss das Bewerbermanagement auch den Anforderungen des Datenschutzes entsprechen: Nur die Mitarbeiter, die unmittelbar mit der Beschaffung von Personal zu tun haben, dürfen Zugang zu den personenbezogenen Daten haben. Abgelehnte Bewerber, die der Speicherung ihrer Daten nicht zugestimmt haben, müssen sofort aus dem System gelöscht werden.

 

Die Erlaubnis, die für das Bewerbermanagement nötigen personenbezogenen Daten zu erheben, verarbeiten und zu nutzen, erhalten HR-Mitarbeiter durch entsprechende Betriebsvereinbarungen. Die Einführung einer Software für das Recruiting muss allerdings nicht erst vom Betriebsrat genehmigt werden. Dennoch ist es ratsam, ihn darüber zu informieren.

 

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Wenn Sie ihr Bewerbermanagementsystem mit einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm verbinden möchten, dann empfehlen wir Ihnen den 10-Schritte-Guide zur Einführung eines Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programmes.

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