Home Office

Home Office Erfahrungen aus dem Firstbird Nest

„Covid-19 Shutdown“ „Coronavirus: neue Normalität“ und auf einmal war alles anders. Seit 16. März arbeiten auch wir von zuhause aus. Verglichen mit anderen Firmen fühlten wir uns gut vorbereitet. Home Office ist schon lange Teil unserer Unternehmenskultur. Vor der Pandemie arbeiteten durchschnittlich 40 bis 50 Prozent unserer Mitarbeiter von zuhause. Interne Kommunikationskanäle sind etabliert, die technische Infrastruktur längst gebildet und wir sind mit der Arbeitsweise vertraut – und doch war alles anders. Für Sie vielleicht auch? Daher wollen wir unsere Erfahrungen aus den ersten Wochen mit Ihnen teilen. Unseren Bericht zu Woche 2 finden Sie hier.

Woche 3 und danach: Wir sind zuhause, in einer Krise und versuchen zu arbeiten.

Am Beginn der dritten Woche hatten wir uns bereits an die neue Situation gewöhnt. Der Adrenalinschub der ersten Wochen hatte nachgelassen und wir fingen an, uns einen neuen Weg in die Zukunft zu bahnen. Während in den ersten beiden Wochen unsere Arbeit noch wenig betroffen war von den Veränderungen, zeigte sich jetzt, dass die Geduld der Eltern unter unseren Mitarbeitern langsam schwand und das Konzept des Home Office zur Gewohnheit wurde. Wir mussten uns daher neuen Herausforderungen stellen: das sich konstant verändernde Wohlbefinden unserer Mitarbeiter und die Anpassung unserer Performance-Management Methoden, um uns auch auf das nächste Quartal vorzubereiten.

Persönliches Wohlbefinden: Die Fürsorge für Mitarbeiter 

Eine der größten Herausforderungen im Home Office ist zu verstehen, wie es um die mentale Gesundheit unserer Mitarbeiter steht. Es ist leicht die Stimmung der Kollegen im Büro wahrzunehmen, wenn man dieses betritt oder an einem Meeting teilnimmt. Auf digitalem Wege ist das oft schwieriger. Dieser Umstand führt zu einer unserer größten Herausforderungen. In dieser stressigen und unsicheren Zeit konnten wir die emotionale Situation unserer Mitarbeiter nicht zur Gänze verstehen. Daher entschieden wir uns, individuelle Gespräche zwischen jedem Mitarbeiter und dem HR-Team.

Durch diese individuellen Check-ins fanden wir heraus, dass unsere Mitarbeiter verstärktem Stress ausgesetzt sind. Die Krise und die Herausforderungen, die mit ihr kamen, erhöhten diesen für viele Teams und Mitarbeiter zusätzlich. Stress möglichst zu verhindern, ist besonders im Home Office wichtig. Gleichzeitig ist es auch herausfordernd, da viele Faktoren, die wir nicht beeinflussen konnten (Arbeitsplatz, Familienleben, etc.), zum Stress unserer Mitarbeiter beigetragen haben. Wer entschieden uns daher, uns auf das zu fokussieren, was wir ändern konnten: unseren Mitarbeitern Stabilität und Klarheit zu bieten. Wir führten also weiterhin regelmäßig Check-ins mit unseren Teammitgliedern durch. Dabei achteten wir vor allem darauf, uns Zeit zu nehmen sie nach ihrem Stress und ihrem persönlichen Wohlbefinden zu fragen. Ganz nach dem Motto: Geteiltes Leid ist halbes Leid. Gleichzeitig versuchten wir auch weiterhin neue soziale Aktivitäten einzuführen, um den Spaß nicht zu kurz kommen zu lassen. 

Bei unseren individuellen Check-ins bemerkten wir schnell, dass der Grund für den Stress bei einigen Mitarbeitern Schmerzen waren! Die Mitarbeiter bekamen schnell Rücken- und Nackenschmerzen, da sie von ihren Küchentischen, Sofas oder anderen ungeeigneten Plätzen arbeiteten. Nachdem wir in der vorigen Woche verstanden hatten, dass diese Situation wohl eine längerfristige sein würde, lieferten wir Büroausstattung (Bürostühle, Bildschirme, etc.) an alle, die diese benötigten. Unsere Mitarbeiter freuten sich darüber, fühlten sich versorgt und konnten nun wieder produktiver von zuhause arbeiten.

Zuletzt versuchten wir, einen besonderen Fokus auf unsere neuen Teammitglieder zu legen. Diese sind erst seit einigen Woche oder Monaten bei uns im Team. Für sie ist die Situation besonders herausfordernd, weil sie noch keine persönlichen Verbindungen zu Kollegen herstellen konnten. Sie konnten sich also noch nicht jemandem anvertrauen und über persönliche Probleme sprechen, wie es bei Mitarbeitern, die schon länger im Unternehmen sind, der Fall ist. Wir hatten daher öfter Gespräche, die auch länger waren als mit anderen Mitarbeitern, um mit ihnen über ihr persönliches Wohlbefinden zu sprechen.

Performance-Management im Home Office

Obwohl wir bereits eine hohe Qualität an Zielsetzungen, Planungen und Kollaboration erreicht hatten, sahen wir doch einige Herausforderungen darin diese Qualität und die aufgewendete Zeit weiterhin auf diesem Niveau zu halten. Um uns also an die neue Realität anzupassen, entschieden wir uns:

  • striktes Projektmanagement und Zielerreichungsmessung zu implementieren, um den Fortschritt über alle Abteilungen hinweg transparent zu halten.
  • mit unseren Facilitator, welche Meetings organisieren und moderieren, enger zusammenzuarbeiten, um die Kollaboration zu verbessern und ihre Arbeit ans Home Office anzupassen. Einige Teams nutzen nun auch das digitale Retrospective Tool retro.tools, um ihre Retrospektiven und die Teamarbeit zu verbessern.
  • ein unternehmensweites KPI Dashboard zu erstellen, welches unseren Mitarbeitern transparenz über unseren aktuellen Unternehmenserfolg zeigt.

Diese Initiativen erlaubten uns, uns noch weiter an die Arbeit im Home Office zu gewöhnen. Wir hoffen, sie bereiten uns auch auf die weiteren Wochen und Monate vor.

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